《未来时速》

第三章 创建无纸办公室

作者:经济类

想想文件夹的局限性在多大程度上决定了我们商务程序的结构,这是发人深省的。

——迈克尔·哈默和詹姆士·钱丕,《重新筹划您的企业)

数字技术能改变您的生产过程和您的商业程序。它还能将雇员从缓慢和呆板的纸张程序中解放出来。用数字程序代替纸张程序,将解放知识型工人,让他们从事有成效的工作。全数字化的工作间通常称为“无纸办公室”,这个短语至少可以追溯到1973年。这是一个伟大的设想。不再有成堆的纸,因您根本无法在从成堆的纸中发现您要找的东西。不再在成堆的书和报表中翻来翻去。寻找营销信息和销售数字。不再有发错的表格,丢失的发票,重复的登记,不见的支票,或是由于不完整的文书工作引起的延误。

但是无纸办公室就像人工智能一样,属于那种“哪一天都可能会出现”的现象,似乎是无论如何也不会真正到来。“无纸办公室”这一短语25年前第一次出现在电话公司的行业出版物的大字标题上。施乐公司(尽管它从来也没有称之为“无纸办公室”)在促进这一概念上比其他公司都做得多。在1974到1975年之间,施乐公司讨论“未来办公室”,那里面拥有计算机,电子邮件及在线信息。在1975到1987年之间,几种行业出版物预言无纸办公室离我们不会太远,将会根本性地改变工作场所,但在1988年,我告诉一位记者,“无纸办公室的景象离我们还是很远,很远……今天的计算机还不能实现这一景象”。①

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①詹姆士·e·拉隆德,《盖茨:电脑还是太难用》,载《西雅图时报》,1998年6月1日。

今天我们已经拥有了使这一景象成为现实的所有条件。图形计算和更好的分析工具使得我们可以容易地集成各种各样的数据。高性能联网的pc在办公环境中随处可见。因特网正将pc与全世界连接起来。然而,纸张消费还是继续每四年增长一倍,美国所有信息的95%还是保留在纸上,而只有1%的信息以电子的方式储存。文书工作的增长速度要比数字技术淘汰它的速度快。

1996年我决定调查微软公司的工作方式,尽管它是用电子表格代替纸张的一大倡议者,但那时它还在使用纸张。令我吃惊的是,那一年我们印刷了3.5万份销售报表的纸质副本。我要来了我们使用的每一份纸质表格的一份副本。厚厚的装订物来到我的办公桌上,里面装有成百上千的表格。在公司总部,光是采购部就有114种表格。我们的401(k)退休计划有8种表格——用于加入和退出计划,交换雇员信息,改变雇员的投资和缴款。每次政府改变了规定,我们就需要更新和重印这些表格并回收数千份旧表格。然而,纸张消费只不过是一个更严重问题,该问题就是:管理过程太过于复杂而且是时间密集型的。

我看着这堆装订的表格,感到很惊愕,“为什么我们要有这些表格呢?这儿的每个人都有一台pc。我们也都已经联网了。为什么我们不用电子表格和电子邮件,把我们的过程流水化,淘汰掉这些纸呢?”

是的,我行使我的职务的特权,取缔了所有不必要的表格,取代了所有那些纸张。更加精确和更加容易使用的系统出现,它使我们的人能够去做更有意思的工作。

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现在,即使在一位新雇员被录用之前,他。”她就已开始了电子旅行。我们每天收到600~900百份求职者从邮局,电子邮件,或是微软的万维网站点上的履历表生成器①上寄来的履历表。70%的履历表以电子的方式通过电子邮件或万维网发来,两年前是6%,这一百分比一直在不断增加。我们的软件自动地答复每一份电子方式提交的履历表。我们的招聘数据库位于马萨诸塞州列克星顿的雷斯特拉克,它直接接受我们的万维网上履历表生成器创建的履历表信息;电子邮件提交的履历表经过分析后,把候选人的信息传到雷斯特拉克。从邮局寄来的纸上履历表经过扫描后,转换为能进入数据库的文本。所有的履历表在收到后24~48小时内,与空缺职位进行电子方式的匹配。

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①人们通常把他们的履历表发到resume @microsoft.com履历表生成器(resumebuilder)的网址是www.microsoft.com。”jobs。

人力资源部的专家搜索雷斯特拉克的数据库以发现有希望的候选人,当面或通过电子邮件与招聘经理商议。他们使用调度软件安排求职面试。每一面试人员通过电子邮件得到一份履历表的拷贝和其他的背景性信息。在与候选人会面以后,每一面试人员把他对候选人的意见通过电子邮件发送给人力资源部、招聘经理、其他的面试人员,并向后面的面试人员建议下一步的问题。这种实时的面试信息共享保证了面试人员的工作是以他人的工作为基础,而不是重复他人的工作。例如,一个面试人员也许会建议下一位面试人员应当试探一下,以便更好地了解候选人在团队工作会怎样表现。对于显然要聘用的人,电子邮件警报帮助我们集中我们的时间向新雇员解释为什么微软公司是他们的好选择。

比如,一个叫莎侬·贺洛苇的求职者接受了我们提供的工作。莎侬是一位假想的新雇员,但她在微软的经历是我们每周聘用的85人的经历的典型例子。尽管我们的内部网是针对全球2.8万多名微软雇员的解决方案,但在本例里,我们假设莎侬的故事均基于我们在华盛顿地区的莎侬主园区。

在莎侬到达以前,她的新部门里的一位行政助理在微软的内部网上填好电子形式的“新雇员启动表”,为莎侬要求一个电子语音邮件账号、一个电子邮件账号、办公家具,和一台预装好软件的计算机,以便莎侬一到即能使用。同一表格保证把莎侬加入到公司的电话号码表中,莎侬将收到她的办公室的标示牌,和在她的办公楼里的邮件室得到一个信箱。这一个电子表格直接传到需要处理这些问题的各个部门。电子日志保证所有的一切都有跟踪记录。

莎侬参加了人力资源经理举办的关于公司处理业务和雇员问题的总方针的就职培训后,她和其他的新雇员被领到公司的内部万维网站点,在那里他们满足他们大部分的行政性需求。莎侬连线后查阅雇员手册(此手册不再以纸张形式存在),下载在标准配置之外她需要的任何软件,填好她的电子w-4表。

接下来,莎侬使用我们的内部网上一个称为ms market的采购工具,订购办公用品、书籍、一块白板和名片。msmarket自动填好她的姓名,她的电子邮件别名,她的审批经理姓名,以及其他关于这次订购的标准信息。莎侬只需要在几个指明的域上输入这次订购的特定信息,卖主以电子的方式接到她的订单,然后把货送到她的办公室。超过一定数量金额的订单在开始处理之前,需要更多级别的管理审批。我们的电子系统把这份订单表发送给有关人员,以得到一个电子方式的批准。

莎侬访问microsoft archives,library(微软档案馆,图书馆)和公司的业务通信站点,开始在网上阅读关于微软公司的信息。通过订阅我们图书馆的一项或多项新闻服务,在诸如(华尔街时报)、《纽约时报》、《c网》等出版物的电子版本上,她看到了关于公司和本行业的最新新闻。由于能在线订阅这些服务,使得我们仅是订阅《华尔街日报)的雇员人数,就从250名增加到了8000名,在线图书馆列出了图书、软件和录像资料,雇员们可在线借阅,然后资料会送到他们的办公室。图书管理员还经营着包含微软产品小组的新闻和研究情况的万维网网页。

新雇员在我们的内部网上不必按标准的方式行事。我们雇佣智力上好奇的人,他们可以自由地浏览。在他们打好基础以后,他们就可以一头扎进与他们的工作和兴趣有关的商业或技术领域。我们的新雇员按站点意慾被使用的方式去使用它:学习并完成工作。

当莎侬第一次薪水支票“到来”的时候,她的薪水自动存入了她的活期存款户头,她能在一个保密的内部网页上例览她的存款确认通知和她的付款存根的详情。当她的银行业务需要变化时,她能在线地改变她的金融机构。

至于出差,莎侬可以使用微软和美国运通公司合伙设计的一个预订工具axi,在线地预订飞机和旅馆。axi每周7天,每天24小时都可在线使用,莎侬可直接访问公司谈判好的飞机票价和航班座位信息、一个便宜票价搜索工具、飞机座位图、公司优先选择的旅馆、检查一个航班的状态、或要求提高等级。微软的出差规定作为商务规则嵌入到axi软件中。任何非标准的出差申请将激活axi 发送一份电子邮件给一位经理审批,差旅费用将以数字方式提交给她的经理做出电子批准。我们将在批准后的三个业务工作日内,以电子方式把报销的金额存入莎侬的活期存款户头。

支持变化着的生活方式

与公众所感觉的相反,微软员工事实上有着他们在公司之外的生活。莎侬结婚了,在她蜜月之后,在网上输入她的度假时间。当她和丈夫搬进一所新房子后,莎侬通过一个在线表单上报了她的新地址,这一表单自动地把信息传送给所有需要她地址的机构,例如薪水部门、福利部门、管理我们的退休和雇员股票购买权方案的组织。她通过访问我们的内部网得到关于在她的新环境中公共汽车路线和共用汽车的信息。

当莎侬和她的丈夫有了小孩时,她在线地学习福利内容,如做父母的研讨会,带薪双亲休假,日间托儿安排。莎侬以电子方式提交生育医疗报销申请,并在线改变她的福利项目,以便包括新生儿。微软公司有一种“自助餐厅”式的福利方案,它付给每一位雇员一定金额美元的福利。一个雇员可以设计不同模式的假设情况,决定这些美元怎样分配——选择医疗,牙科,视力保险,人寿保险和残疾保险,健康俱乐部会员资格,法律服务——然后看看一种福利费用的增加和减少会怎样影响一揽子福利计划。如果某项福利组合的费用超过了公司支付的金额,她还能安排从薪水中扣除所超过的部分。

一个在线工具提供了种种方法,以供莎侬管理她的401(k)退休计划、她的雇员股票购买事务和她的股票购买选项补助金。她可以把她的薪水的一个百分比预扣用于退休,或是用于股票购买,而且还能修改这一百分比,分配到不同退休投资的选择上。为这一计划诚实投资公司的万维网站点使莎侬能够浏览活期户头信息和市场指数,模拟贷款,回顾她的交易历史。股票购买工具使莎侬能够浏览她购买的股票的数目和价格,在注册期间改变预扣量,或是退出参与。股票购买权工具使她能接受一笔带有可靠的电子签名的补助金,浏览她的购买权概要和使用历史。莎乐门·史密斯·巴尼是管理微软公司股票购买权的经纪公司,正在创建一个万维网站点,使得莎侬能够试验各种方案,以得知她需要多少份额才能实现诸如为她的不断扩大的家庭改变住房那样的事情。除非他们居住在要求用纸张表格的国家里,否则所有的雇员都能在线地行使他们的股票购买权。

慈善活动导致了第一杨电子表单

我们的第一份电子表单是用于支持美国统一之路的捐献活动,这是一个从事健康和慈善服务的非盈利组织。我们希望每个人都毫不费力地签名捐献。

一些用户只想快速地点击按钮,以便捐出他们的“合理份额”。其他一些人想深入进去,看看符合条件的非盈利组织列表,这样他们就能通过这次活动做出捐献。有些雇员想指明他们捐献给确定的机构或是指明用于像教育和癌症研究这样的某些领域。其他的雇员想得到在他们社区里关于搞志愿活动的信息,或是打听通过统一之路或其他机构来从事慈善活动的机会。

我们的捐献程序对想只花几秒钟的人和想花一小时浏览不同的慈善机构之后再作决定

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